Vor ein paar Wochen saß ich in einem Ersttermin mit einem Gründer, der keine Geduld für Verkaufsfloskeln hatte. Seine zweite Frage, direkt nach dem Hallo, war: „Was kostet so ein n8n-Workflow bei euch eigentlich?“ Ich habe geantwortet: „Irgendwas zwischen 800 und 25.000 Euro.“ Er hat gelacht. Ich nicht, weil das die ehrlichste Antwort war, die ich hatte.
Preistransparenz ist in der Automationsbranche Mangelware. Wer nach n8n Agentur Kosten sucht, findet meist vage Ranges und Formulare, die erst mal ein Verkaufsgespräch auslösen sollen. Ich verstehe das Geschäftsmodell, ich mag es trotzdem nicht. Also schreibe ich hier auf, was n8n-Projekte real kosten, welche Stundensätze am Markt üblich sind und welche versteckten Posten in fast keinem Angebot stehen, aber in fast jeder Rechnung.
Zur Einordnung: Ich bin Damian und baue seit rund vier Jahren Automations- und KI-Projekte, die meisten davon auf n8n. Den langen Teil, wie ich überhaupt zu Automation gekommen bin, spare ich dir hier aus. Meine Kunden sind überwiegend kleine und mittlere Unternehmen, und für die ist die Budgetfrage immer die erste Frage, nicht die letzte. Genau deshalb haben wir auch einen praxisnahen KMU-Guide zu KI-Automation geschrieben, ganz ohne Hype.
Die kurze, unbequeme Wahrheit über n8n-Preise
Der Markt bewegt sich gerade hier: Freelancer mit echter n8n-Erfahrung nehmen 70 bis 100 Euro die Stunde, Agenturen 100 bis 160. Tagessätze liegen zwischen 900 und 1.400 Euro. Falls dir das hoch vorkommt: Gute n8n-Leute sind momentan ziemlich knapp, und die Nachfrage wächst schneller als der Nachwuchs. Ich bin ehrlich gesagt zwiegespalten, ob 150 Euro die Stunde immer gerechtfertigt sind. Manchmal ja, weil jemand in zwei Stunden baut, was ein anderes Team in zwei Wochen braucht. Manchmal ist es auch einfach Marktmacht. Ich habe beides gesehen.
Was ich gar nicht mag: Agenturen, die mit „Workflows ab 499 Euro“ werben. Nicht, weil der Preis zu niedrig wäre, sondern weil er fast nie hält. Entweder wird beim ersten Change Request nachverhandelt, oder du bekommst etwas, das den Idealfall abbildet und beim ersten kaputten Webhook in sich zusammenfällt. Ein Workflow ist kein Sofa aus dem Katalog, das man konfiguriert und dann in Ruhe lässt.
Was n8n-Projekte konkret kosten
Der einfache Workflow: 500 bis 1.500 Euro
Kontaktformular rein, CRM-Eintrag raus, Slack-Nachricht an den Vertrieb. Zwei bis vier Knoten, ein Trigger, keine Sonderfälle. Das sind 6 bis 12 Stunden Arbeit, wenn die Systeme sauber angebunden werden können. Genau hier spielt n8n seine Stärke aus: kleine, klar definierte Prozesse schnell automatisieren. Letzten Monat hatte ich sowas mit einem Bewerbungs-Workflow, Formular, Notion-Board, Slack-Meldung. Vier Stunden gebaut, 520 Euro abgerechnet, Kunde glücklich. Die Projekte existieren also wirklich.
Das mittlere Projekt: 3.000 bis 8.000 Euro
Mehrere Systeme, Datenanreicherung mit einem Sprachmodell, Dublettenprüfung, Fehlerbehandlung, vielleicht ein kleines Reporting. 30 bis 60 Stunden. Hier bewegt sich der größte Teil aller Projekte, die ich sehe, und hier beginnt auch der Streit über versteckte Posten. Dazu gleich mehr.
Das große Projekt: ab 10.000 Euro
Multi-Agenten-Setups, mehrere Abteilungen, Schnittstellen zu Altsystemen, die zuletzt jemand 2014 dokumentiert hat, irgendwas mit Compliance. Wenn du nachlesen willst, wie Agenten-Teams in Unternehmen tatsächlich arbeiten, wird schnell klar, warum sowas kein Wochenendprojekt ist. Ab dieser Größe ist die Agenturfrage übrigens längst beantwortet: Das baust du nicht nebenbei.
Die versteckten Posten, die in keinem Angebot stehen
Jetzt zu dem Teil, den du vermutlich gegoogelt hast. Die reine Entwicklung ist oft nur die halbe Miete. Die andere Hälfte verteilt sich auf Posten, die entweder unterschlagen oder schöngerechnet werden. Ich zähle sie auf, so wie ich sie in Rechnungen wiederfinde.
Fehlerbehandlung. Ein Workflow, der nur den Happy Path abbildet, ist keine Automation, sondern eine Demo. Realistisch landen wir bei 30 bis 40 Prozent des Gesamtaufwands für Retry-Logik, Timeouts, Dubletten und Benachrichtigungen, wenn etwas schiefgeht. Wer dafür kein Budget einplant, zahlt später doppelt nach. Das Thema ist uns wichtig genug, dass wir Workflow-Zuverlässigkeit zum eigenen Themenfeld gemacht haben.
API- und Token-Kosten. OpenAI, ein OCR-Dienst, Twilio, eine Anreicherungs-API: laufende monatliche Kosten, die fast nie in Angeboten auftauchen und die kaum eine Agentur von sich aus hochrechnet. Frag unbedingt danach, inklusive Worst Case.
Hosting. n8n Cloud kostet je nach Plan grob 20 bis 60 Euro im Monat. Self-Hosting auf einem Hetzner-Server liegt bei 10 bis 15 Euro, aber dann braucht jemand Backups, Updates und Betriebsdienste. Self-Hosting ist auf dem Papier billiger und in der Praxis ein bisschen tückisch, wenn niemand die Verantwortung trägt. Falsch geparktes Self-Hosting ist einer meiner Lieblings-Fehlerquellen bei Mittelständlern.
Wartung. n8n bringt regelmäßig Updates, manche mit Breaking Changes. OAuth-Credentials laufen ab, Drittanbieter ändern ihre Endpunkte. Rechne grob mit 5 bis 15 Prozent der Projektsumme pro Jahr, wenn das Projekt am Leben bleiben soll. Eine Agentur, die „Wartung inklusive“ verspricht, ohne zu beziffern, was drin ist, hat das irgendwo eingepreist. Glaube mir.
Übergabe und Doku. Klingt langweilig, ist aber der Unterschied zwischen einem System, das dir gehört, und einem System, bei dem die Agentur dich im Griff hat. Wer kann den Workflow später anfassen? Wer kennt die Zugänge? Was passiert, falls ihr euch trennt?
Scope Creep. „Kannst du nicht eben noch…“ kennt jeder. In n8n-Projekten ist die Versuchung riesig, weil ein zusätzlicher Knoten unschuldig aussieht. Ist er nie.
Zwei Rechnungen, die ich selbst bezahlt habe
Theorie ist billig. Hier kommen zwei Projekte, in denen ich Fehler gemacht habe, damit du sie nicht wiederholen musst.
Die Pipedrive-Sache: 950 Euro, 34 Stunden
Ein Kunde aus dem Maschinenbau wollte, dass eingehende Anfragen automatisch geparst, mit GPT-4o mini bewertet und in Pipedrive angelegt werden. Sah absolut machbar aus. Ich habe zehn Stunden kalkuliert und einen Fixpreis von 950 Euro angeboten.
Es wurden 34 Stunden.
Die E-Mails kamen teils als HTML-Müll aus Outlook. Anhänge waren gescannte PDFs, die erst durch einen OCR-Dienst mussten. Die Pipedrive-API hat bei Serienaufrufen Rate-Limits geworfen, die ich dann mit Verzögerungs-Logik abfedern durfte. Und Dubletten, natürlich. Jeder einzelne Punkt klingt klein. Zusammengenommen hat der Auftrag meinen Stundensatz auf unter 28 Euro gedrückt.
Der unangenehmste Teil kommt noch: Ich habe danach eine ganze Weile weiter Fixpreise angeboten, weil ich dachte, nächstes Mal schätze ich einfach besser. Habe ich nicht. Manchmal lernt man langsam, und ich war so ein Fall.
140 statt 30 Euro: die Token-Rechnung
Ein SaaS-Kunde klassifiziert eingehende Leads mit GPT-4o mini direkt in n8n. Bei der Planung haben wir die Token-Kosten auf rund 30 Euro im Monat geschätzt, bei etwa 12.000 Leads. Wir haben gründlich nachgerechnet und waren ziemlich zufrieden mit uns.
Im dritten Monat lagen wir bei 140 Euro. Ein Fehler in einer Dritt-API hatte einen Webhook ausgelöst, der rund 4.000 Wiederholungen produzierte, jede mit vollem Prompt. Dazu war der System-Prompt im Projektverlauf von 400 auf 2.100 Zeichen gewachsen, weil immer mehr Kontext rein sollte, und niemand hatte die Monatsrechnung aktualisiert.
Laufende Kosten müssen jemandem gehören. Wenn die Frage „Wer schaut jeden Monat auf diese Rechnung?“ niemand beantworten kann, hast du einen versteckten Posten gefunden. Einen echten.
Wann eine Agentur Sinn ergibt (und wann nicht)
Meine unpopuläre Meinung: Für einen einzelnen Workflow mit zwei Knoten brauchst du keine Agentur. n8n ist Low-Code, und ein motivierter Mensch mit zwei freien Nachmittagen bekommt ein Kontaktformular ins CRM. Das ist kein Sarkasmus, das ist eine echte Empfehlung, und sie spart dir Geld.
Anders sieht es aus, wenn kritische Prozesse dranhängen. Mehrere Systeme, Geld, das bei Fehlern verloren geht, ein Team, das das Ding jeden Tag benutzt. Dann sind Fehlerbehandlung, Monitoring und ein Wartungsvertrag ihren Preis wert, und dann willst du ehrlich gesagt auch niemanden, der sowas zum Dumpingpreis baut.
Und manchmal ist n8n gar nicht die richtige Wahl. Bei simplen App-zu-App-Verbindungen ohne Volumen ist Zapier einfacher, bei visuellen Bastel-Flows ist Make zugänglicher. Wir haben Zapier, Make und n8n ausführlich verglichen, gerade auch unter Kostenaspekten, und der Unterschied bei höherem Volumen ist absurd: n8n wird mit Menge günstiger, Zapier wird mit Menge teurer. Punkt.
Noch ein Wort zu Preismodellen. Fixpreise klingen verlockend, sind aber meist so kalkuliert, dass entweder ein ordentlicher Puffer drinsteckt oder der Puffer als Qualität zu dir zurückkommt. Reine Stundenmodelle sind ehrlicher, fühlen sich aber an wie ein Fass ohne Boden. Meine Präferenz nach einigen Fehlversuchen: gestufte Phasen. Erst eine feste Discovery, meist 1.500 bis 3.000 Euro, dann ein erster Workflow mit festem Preis, dann entscheiden wir gemeinsam, wie es weitergeht. So bleibt das Risiko verteilt.
Fünf Fragen, die du jeder Agentur stellen solltest
- Wie viel Prozent des Aufwands fließt in Fehlerbehandlung? (Unter 20 Prozent wäre für mich eine rote Flagge.)
- Wem gehören die Workflows, die Credentials und die Zugänge, falls ihr euch trennt?
- Was passiert, wenn n8n ein Update mit Breaking Changes bringt?
- Wie hoch sind die monatlichen Drittanbieter-Kosten realistisch, inklusive Worst Case?
- Was genau deckt ein Wartungsvertrag ab, und was kostet er pro Jahr?
Wer diese fünf Fragen entspannt und konkret beantwortet, hat vermutlich schon ein Projekt über den Go-live hinaus betreut. Das sagt mir mehr als jede Zertifizierung.
Meine Faustregel fürs Budget
Wenn du nur eine Zahl mitnehmen willst: Nimm die geschätzte Projektsumme und addiere 20 bis 30 Prozent fürs erste Jahr. Für Wartung, für kleine Anpassungen, für die Realität. Falls das Budget das nicht hergibt, ist das okay. Dann fang mit einem Workflow an statt mit acht, und lass Nummer zwei auf dem Tisch, bis Nummer eins läuft.
Vielleicht liege ich mit einzelnen Zahlen daneben. Der Markt ist jung, die Preise bewegen sich, und in zwei Jahren könnte die Hälfte hier überholt sein. Aber ich wünschte mir, mehr Agenturen wären so konkret, statt „Angebot auf Anfrage“ auf ihre Website zu schreiben. Deshalb steht das hier alles.
So, und jetzt gehe ich einen Workflow debuggen, der seit 40 Tagen läuft. Er läuft übrigens wirklich. Bis zum nächsten Mal,
Damian
